Post digitalisieren – So machst du deinen Briefkasten arbeitslos

Post digitalisieren

Unterwegs sein bedeutet für uns frei sein. Doch eine Kleinigkeit gibt es, die uns ein wenig unsere Freiheit raubt. Wenn du dich auch für eine Auszeit über mehrere Monate entscheidest, wirst auch du dir die Frage stellen wie du deine Post digitalisieren kannst, um von überall darauf zugreifen zu können.

Seien wir mal ehrlich: Rechnungen oder Briefe vom Finanzamt bekommt man ungern, aber sie ein Jahr zu ignorieren ist dann doch eher unklug! Also muss eine Lösung her, die es uns ermöglicht unterwegs zu sein und auch wichtige Briefe digital zu erhalten.

Wir beschäftigen uns schon eine längere Zeit mit diesem Thema und haben unterschiedliche Meinungen dazu. Deshalb werden wir so viele Möglichkeiten wie möglich vorstellen und am Ende vermutlich 2 unterschiedliche Wege gehen.

Was steckt hinter dem digitalen Briefkasten

Der digitale Briefkasten tut eigentlich genau das, was der Name schon sagt. Er nimmt deine Post digital auf, bis du sie abholst oder auch nicht. Dieser Prozess ist bei den meisten Anbietern in folgende Einzelschritte unterteilt:

  1. Nachsendeauftrag einrichten oder einrichten lassen
  2. Post wird automatisch geöffnet und gescannt
  3. Entscheidung weiterleiten, archivieren oder vernichten
  4. Wichtige Dokumente werden in einer Sammelsendung an eine von dir gewählte Adresse gesendet

Welche Möglichkeiten gibt es deine Post digitalisieren zu lassen?

Vorweg: Es ist eine individuelle Entscheidung welchen digitalen Briefkasten du wählst. Schau dir die einzelnen Konditionen genau an und wähle anhand deiner Bedürfnisse. Auch ist es wichtig zu wissen, dass die einzelnen Firmen einen gemeinsamen Schnittpunkt haben. Sie digitalisieren alle deine Post, du bekommst eine Mitteilung, Volltextsuche, Archivierung und Einhaltung des deutschen Datenschutzgesetzes.

1. Nachsendeauftrag

Natürlich handelt es sich hierbei nicht um einen digitalen Briefkasten, aber er stelle die Basis für eine Postweiterleitung darf. Daher möchten wir diese Möglichkeit nicht unerwähnt lassen. Den Nachsendeauftrag (26,90 €) kannst du bei der Post beantragen. Deine Post wird dann an eine andere Adresse (Inland und Ausland möglich) weitergeleitet. Das setzt natürlich voraus, dass du eine Adresse im Ausland über die gesamte Zeit hast. Pakete werden zusätzlich mit 6,99 € berechnet. Der Nachteil ist, dass du deine Post für den Geldbetrag noch nicht gescannt und archiviert hast. Bei Caya z.B. (da kommen wir gleich zu) ist dieser Service bereits inklusive. Es ist dann also im Gesamten günstiger und der Nachsendeauftrag überflüssig.

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2. ePost

Die eigene Post digitalisieren und online empfangen geht auch über Epost (24,99 €) von der Deutschen Post. Hierfür musst du dich registrieren. Deine Briefe werden dort empfangen, eingescannt und an eine dir gewünschte Adresse gesendet. Auch die Packstation ist möglich. So wie wir die Deutsche Post kennen, sind auf jeden Fall einige Hürden vorher zu bewältigen. Die Verifizierung geschieht in einer Postfiliale über einen Postbeamten. Und sicherlich ist das Verfahren auch nicht übermorgen abgeschlossen. Wer schonmal ein Postident-Verfahren gemacht hat, weiß sicherlich wovon wir reden. Paket und Sendungen mit Karten werden direkt an deine Wunschadresse versendet. Hier haben wir also die erste digitale Lösung.

3. Caya

Caya gibt dir die Möglichkeit das Produkt kostenlos für einen Zeitraum zu testen. Darin enthalten ist der Scan deiner Post (10 Stück), die Klassifizierung der Dokumente und die Volltextsuche.

Der Lite Tarif kostet 12 Euro und enthält die folgenden Services:

  • eigene Postbox Adresse
  • Archivierung inklusive
  • monatlicher Versand von deinen Dokumenten

Damit eignet er sich perfekt für einen Zweck wie den unseren.

Mit dem Premium Tarif, 30 € monatlich, bekommst noch du weitere neue Funktionen. Dieser Tarif ist allerdings mehr für Unternehmer interessant.

  • 5 Empfänger/Adressen möglich
  • erster Nachsendeauftrag inklusive
  • priorisierte Bearbeitung

Du kannst dir deine Dokumente gegen eine zusätzliche Gebühr auch ins Ausland schicken lassen und wenn du öfter als einmal monatlich deine Dokumente zugesendet haben möchtest, kostet dies 2,50€ mehr. Für die ganz Faulen unter uns übernimmt Caya auch die Einrichtung des Nachsendeauftrags (27€ pro Jahr). Anders als bei anderen Anbietern öffnet Caya auch die Post von der Behörde oder Bescheide von Ämtern. Diese Briefe haben ja oft den Hinweis direkt an den Empfänger gerichtet werden zu müssen. Deshalb öffnen hier nicht alle Dienstleiter diese Art von Post. Caya gibt dir dazu auch viele Informationen, welche Dokumente du in Papierform aufbewahren solltest und welche nicht. Um dich näher darüber zu informieren verlinken wir dir den dazu passenden Artikel.

Super ist, dass eine App die Verwaltung deiner digitalen Post erleichtert und der kostenlose Test aller Funktionen möglich ist. Du musst also nicht die Katze im Sack kaufen.

4. Dropscan

Dropscan nimmt deine Post über einen Nachsendeauftrag an und sendet dir zunächst den geschlossenen Brief zu und überlässt dir die Entscheidung was damit passieren soll. Lässt du deine Briefe dann einscannen, kannst du sie dir in deinem Dropscan-Konto ansehen. Die dir wichtigen Briefe kannst du per Post an eine beliebige Adresse (auch deine eigene, wenn du wieder zu Hause bist) senden lassen. Diese digitale Post erleichtert dir vieles.

Die Preise sind gestaffelt …
von 12,90€, Sendung öffnen und scannen (je 1,50€), Sendungen archivieren 14 Tage inklusive, Sendung weiterleiten (2,50 €)
bis 24,90€, 20 Sendungen öffnen und scannen inklusive, 90 Tage Sendungen archivieren, 1 Sammelsendung weiterleiten inklusive
bis 39,90€. 40 Sendungen öffnen und scannen inklusive, 90 Tage Sendungen archivieren, 2 Sammelsendungen weiterleiten inklusive

Dropscan hat eine Verbindung zu Dropbox, SFTP, Evernote und Google Drive.

post digitalisieren

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So machen wir das

Lars
Ich wollte meine Post sowieso langfristig digitalisieren. Ich hasse nichts mehr wie Papierkram und hatte das schon länger vor. Aber du kennst das ja, wenn es keinen zwingenden Grund gibt, macht man es nicht und so habe ich einfach mit diversen Abmeldungen und ein paar Mails meinen Postempfang auf ein Minimum reduziert. Das klappt auch bis auf einige Unternehmen und die nervige Dorfwerbung tatsächlich ganz gut. Aber dennoch gibt es halt immer Post, die man empfangen muss und sollte.

Die Weltreise kommt also gerade recht, um das Thema nun endlich mal anzugehen. Für ein Angebot habe ich mich allerdings selbst noch nicht konkret entschieden. Nach unseren Recherchen gefällt mir persönlich aber Caya am besten, da sie im Vergleich doch recht günstig sind und dir sehr viele Möglichkeiten geben.

Alex
Nachsendeauftrag an mein Elternhaus. Dort wird dann meine Post digitalisiert: Also für mich geöffnet, abgeheftet oder entsorgt und an mich digital weitergeleitet. Meinen Eltern habe ich den Scanbot erläutert und wie sie dieses PDF-Dokument per Mail an mich weiterleiten. Ich werde dann die Dokumente ordnen und handeln falls erforderlich, z.B. überweisen oder die jeweilige Firma kontaktieren.

Post digitalisieren – unser vorläufiges Fazit

Wir haben das Rad auch nicht neu erfunden und uns einfach nur im Internet darüber informiert! Viele Reiseblogger, so auch Feli und Marcus (Travelicia), schreiben ebenfalls über diese Thematik, da jeder der in Deutschland gemeldet ist, physische Post von Behörden oder ähnliches zugesendet bekommt. Sebastian Kühn hat einen sehr überschaubaren Artikel darüber verfasst und auch durch seine langjährige ortsunabhängige Arbeit schon sehr viel ausprobiert.

Und was machen wir jetzt mit dem Zeitungsjungen im Dorf, der unser „Keine-Werbung-Schild“ regelmäßig nicht liest, lesen will oder lesen kann? Lars hat einige Vorschläge, die mehr oder weniger befremdlich sind (automatische Sprinkleranlage, Briefkasten zukleben, Alarmanlage und vieles mehr, dass ich hier nicht aufschreiben möchte ;))

Beitragsbild: pixabay.com @ Pixel2013 (Creative Commons CCO)
Bild im Text: pixabay.com @ Primiano (Creative Commons CCO)

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